«Susciter l’engagement et l’enthousiasme lors de vos rassemblements! »

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Pour en apprendre davantage sur le Forum Ouvert, contactez nous!

Forum ouvert

 

© SOMA Consultants inc. 2008

Par Guy Caron ing., conseiller en efficacité organisationnelle et animateur agréé en Forum ouvert.

Note : le mode masculin a été utilisé dans ce document.


Contexte

Dans son livre Principle - Centered Leadership - Stephen R. Covey mentionne que la vaste majorité des leaders qui assistent à ses séminaires s’accordent pour dire que leur personnel possède beaucoup plus de capacité, de talents, de créativité, d’esprit d’initiative et de potentiel que leurs emplois leurs permettent d’utiliser. Et qu’en est-il lors de vos rassemblements d’équipes? Les sujets à l’ordre du jour suscitent-ils le même intérêt chez tous les participants? Est-ce les techniques d’animation vous permettent de puiser pleinement dans l’immense réservoir d’expérience, de connaissance et de motivation que constitue l’ensemble des participants? L’approche du Forum ouvert permet créer un milieu de travail où chacun peut se sentir essentiel au succès de la rencontre en créant un solide esprit d'équipe et en suscitant l'engagement de tous les participants dans les résultats de la réunion. La technique du Forum ouvert fonctionne aussi bien avec 10 ou 1 000 participants.

1. Objectifs

À partir d’un thème de réflexion central, au terme du forum, vous aurez: 

  1. •Exploré toutes les questions soulevées par les participants;

  2. •Élaboré des pistes de solutions;

  3. •Établi les priorités ;

  4. •Produit un rapport complet de toutes les discussions ;

  5. •Formulé un plan d’action ;

  6. •Formé les équipes de travail .


  7. Qu’en pensez-vous ? Lors de vos réunion:

  8. •Respectez-vous toujours vos engagements ?

  9. •Faites-vous les suivis nécessaires ?

  10. •Quel est le  degré d’engagement des participants dans les résultats de la rencontre? 


2. Déroulement

Une question ou un thème de réflexion fournit le cadre de travail de la rencontre.


  1. •Les participants, assis en cercle, sont invités à proposer des sujets de discussion qui les passionnent ou les interpellent personnellement. 

  2. •Quand tous les sujets de discussion sont annoncés, les participants s’inscrivent aux sujets de discussion qui les intéressent réellement. 

  3. •Toutes les questions soulevées sont explorées en sous groupes.

  4. •Pendant leurs rencontres, les participants font un rapport de leurs activités (généralement sur ordinateur).

  5. •À l’issue du forum, les priorités sont établies, un plan d’action est élaboré et des groupes d’action sont formés. Les sujets d’importance primordiale sont analysés en détail et des objectifs concrets sont fixés.

    Qu’en pensez-vous ? Lors de vos réunions :

  6. •Les participants partagent-ils un but commun?

  7. •Les personnes ont-elles la même opportunité d’exprimer leurs points de vue?

  8. •Les résultats des discussions sont-ils disponibles en temps réels? 


3. Pourquoi a-t-on recours à un Forum ouvert?

Cette approche est surtout indiquée lorsqu’on veut :

  1. •explorer des enjeux;

  2. •planifier le futur;

  3. •structurer, bâtir et renforcer des équipes;

  4. •améliorer les communications;

  5. •donner une nouvelle vigueur à une organisation.

    Qu’en pensez-vous ?

  6. •Vos réunions sont-elles sources de conflits ou de résolution de conflits?

  7. •Quel pourcentage de la réunion se passent en mode réactif vs proactif?

  8. •À la fin d’une rencontre, les personnes sont-elles découragées ou encouragées?

 

4. Quand organiser un Forum ouvert?



Lorsque vous faites face à :

  1. •un impératif de performance;

  2. •la nécessité pour tous de
    faire preuve d’initiative
    et de leadership;

  3. •un enjeu complexe;

  4. •la diversité des opinions;

  5. •la possibilité de conflit.


Qu’en pensez-vous ? Lors de vos réunions:

  1. •Est-ce que ce sont toujours les mêmes personnes qui «occupent le plancher?»

  2. •Les personnes prennent-ils véritablement la responsabilité de leur participation?

  3. •Ëtes-vous en mesure de passer à l’action rapidement?


5. Exemples d’applications

Plusieurs de nos clients ont eu recours avec succès à la technologie du Forum ouvert dans diverses situations :

  1. •Consultations préliminaires à la négociation de conventions collectives;

  2. •Planification stratégique;

  3. •Réduction de coûts;

  4. •Amélioration du services à la clientèle;

  5. •Amélioration de processus;

  6. •Formation de  groupes d’amélioration suite à des sondages auprès des employés;

  7. •Etc.


Témoignages

«La participation active des employés est un élément essentiel du succès de chaque entreprise. L'implantation des idées des employés enrichit la culture de toute entreprise en matière d'énergie et en innovation et favorise la contribution. Les groupes opérationnels de notre division ont utilisé la méthodologie Forum ouvert pour solliciter la participation active  de plus de 300 de nos employés au processus de planification d'affaires. C'est une puissante façon de donner une voix aux employés qui s'est soldée par des résultats tangibles à l'échelle de notre service. Une équipe engagée a été constituée pour concrétiser les idées de nos employés.»  Vice Président  - Opérations


«Le processus a été très efficace puisqu'il a permis aux gens de s'ouvrir sans se sentir menacés et de poser les vraies questions. Il a permis de bien saisir les préoccupations du groupe par rapport aux préoccupations du leader, lesquelles ne sont pas toujours les mêmes. On peut aussi tirer parti du processus et des apprentissages et s'en inspirer dans l'avenir. »  Vice Président – Ressources humaines


« Le Forum ouvert m'a permis de consulter plusieurs employés en peu de temps (60 en une journée) sur une question précise. Les sujets de discussions ont été développés à leur convenance. À la fin de la journée, nous avions plusieurs rapports bien documentés par priorité. » Directeur régional – Services à la clientèle


« Le Forum ouvert n'est pas une réunion ordinaire où un ordre du jour planifié et à respecter est déjà strictement établi. Le Forum ouvert engage les participants en leur permettant d'établir eux-mêmes l'ordre du jour, des discussions sur les sujets qui les intéressent et de prendre part volontiers à l'action. Cela a pour conséquence de promouvoir le sentiment d'implication et d'appartenance aux résultats. La hiérarchie est laissée de côté, donnant ainsi à chaque individu la liberté de participer ouvertement et de façon honnête.» Conseillère Ressources humaines